公文是传达政令、请示工作、报告情况、洽谈公务的一种常用文体，是概括、表述、传达领导意图的重要工具，具有鲜明的政治性、法定的权威性、严格的程式性和突出的实用性等特点。同时，公文还是一个单位的“脸面”，体现着一个单位的综合管理水平。如果一篇公文写得漏洞百出、错误连连，再如何标榜自己的管理水平高，也是苍白无力的。所以，写好公文，是机关公务人员的立身之本，是做好机关工作必须练就的一项基本功。
一是文种选用要正确，不闹笑话。要认真学习《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》，明确公文种类、注意事项、每种公文的写法及要求，正确选用相应的文种，使写出来的公文符合规范，从文稿的观点、内容到措辞都要一丝不苟、精益求精。在文种选择上，要熟知15 个主要文种的具体适用情形，尤其要将通知和通报、通报和公报、请示和报告、决定和决议等容易混淆的文种区分清楚，特别是不能出现“请示报告”“意见的通知”等常识性错误。
二是公文用语要规范，不能马虎。语言是公文的第一要素，公文语言的突出特点是准确、简洁、平实。准确，是说公文语义表述要准确明晰，包括语法意义的准确无误和逻辑意义的明晰严密。用词要准确，表述要准确，标点符号要准确，不允许出现有歧义和含混的说法，尤其是断句要规范，要准确地表达意思。简洁，就是语言要精练，简明扼要。在句子运用上，要充分运用陈述句，规范使用无主句，不用或少用疑问句，做到简洁而明白。平实，就是要庄重、分寸恰当，用字、用词符合公众审美标准，通俗易懂，要使用普通话词语，多用程式性和专用词语，避免方言、土语，善于将口语转化为书面用语，要避免使用不规范的网络用语。
三是常用文种要写好，体现水平。特别是各类常用的公文要写出层次，写出高度。比如，经常用到的通知，要体现出系统思考和统筹全局的特性，提前把与通知相关的内容一块想到、想周全，对通知所涉及内容的整个流程自己要先走一遍，把该说到的、该说明白的事项，一次性说到位，免得通知下发后让接收单位再一遍一遍地打电话询问、求证。现实工作中经常发生的，通知下发后又一个接一个地再下发补充通知的情况，就是对此种情况的最直接体现。再比如写请示时，要严格执行“一文一事”原则，不能在一份请示中捎带其他请示事项；主送单位要单一、具体，不能奉行“见了菩萨就叩头”的思想；在说理上，要把主要精力放在“怎么说”上，而不应仅仅注意“说什么”，也就是要强调陈述的技巧。亚里士多德曾说过这样一句话，“蠢人用他知道的道理说服我，智者用我知道的道理说服我。”同理，拟写请示的原因时，也不能只从本单位的立场出发去考虑问题，而是要改善心智模式，学会换位思考，善于从上级的立场出发，争取用上级明白的道理说服上级，以求得帮助。所以，常用公文写好了，是机关人员能力和水平的最好体现。否则，就是一块短板，注定在机关工作中走不快、走不远。
写好讲话稿，
是服务领导的最实用技能
起草讲话稿是机关工作人员的一项重要内容，直接反映公务人员的工作能力和水平。同时，能起草优质的讲话稿也是对机关人员的基本要求。谚语云：笔威于剑。成功的讲话稿或演讲稿能敌得过千军万马。从这个意义上说，写好讲话稿的意义无论怎么强调都不为过，需要机关公务人员认真研究学习，努力锻炼提高。
一是明确用途。讲话稿是日常使用最频繁的一种应用文。要想把讲话稿写得有思想、有深度，让领导讲得好，让听的人能听得进去，达到讲话的目的，就要先知道所起草的讲话稿主要是干什么用的，要弄清楚由谁讲、以什么身份讲、在什么场合下讲，是对外讲、还是对内讲，讲给谁听，听众是一个什么层次的群体，大家从讲话稿中最想听到些什么，需要领导重点讲些什么，通过讲话稿要传递什么样的信息，怎样讲好这些内容，讲多长时间，会议主办方的具体要求是什么等。特别是在一些综合性的会议上，要与会议主办方密切沟通，严格按照主办方要求来准备稿子，而不能由着自己的性子想怎么写就怎么写，力避讲话内容打架、撞车。只有知晓并妥善处理好了这些问题，才算是为写出一篇各方都能满意的优质讲话稿打好了基础。
二是搭好框架。也就是要根据讲话稿的具体用途明确思路、列好提纲，搭建起文稿的骨架。然后再确定如何破题，如何承题，每个大问题中写几个小问题，文章是并列式推进，还是递进式推进，只有把这些问题都搞清楚，才能使讲话稿的整体结构符合逻辑要求。俗话说，题好文一半，而好纲也是一半文。汉代经学大师郑玄在其《诗谱序》一文中说：“举一纲而万目张，解一卷而众篇明。”列好提纲，搭好框架，是写好讲话稿的基础。
三是语言得体。讲话发言就是说事、说理、说情。所以，讲话稿的语言一定要通俗、明白、生动，要抒真实情，讲百姓话，把深刻的理性思维用通俗浅显的语言说清楚。否则，人家听不懂、听得费劲，自然不爱听，也就难以达到讲话的最终目的。其次是语言要鲜活，文字要生动、形象、准确有力，听后一下子就能让人记住，还要激发听讲的人乐于讲给别人听。要少用干巴巴的话语，多用一些鲜活的群众语言，最好能有几句提神、醒脑的话，能抓住听众，鼓舞人心，让听众能耐心听下去，这样的讲话效果会更好。否则，语言贫乏，思想枯竭，自然不能说服人打动人，听的人自然不会买账。再就是要兼顾不同领导的讲话风格，如有的人喜欢排比句式，有的人喜欢长短相间的句式，有的人喜欢用典故，有的人喜欢讲故事，有的人喜欢开门见山、一针见血，有的人则喜欢娓娓道来、水到渠成。总之，要精心锤炼好语言，使讲话稿的语言既符合领导的身份，又能体现出每个人的讲话特色，这是以文辅政、服务领导的最直接方式。
写好信息，
是让单位工作出彩的最有效途径
信息是迅速简要地反映新近发生的事实消息，这种消息主要供内部传播，以反映变动的事实———动态为主，兼顾评论、综合和经验。它是一个单位与上级沟通的重要渠道，承担着与领导沟通情况、展示本单位工作亮点、向上级汇报工作等诸多特殊职能。
