为进一步规范档案管理工作,加快推进档案数字化和智慧化应用,提高档案利用。沂南县综合行政执法局推出了档案管理多项措施,推进档案示范化、规范化建设,发挥档案工作存史、资政、育人作用。
一是建立档案分类整理体系。按照分类规范整理的原则,对全局档案进行了系统梳理,形成了规范的文书、执法、基建、实物、影像视频档案编码。按照档案形成的单位在全局建立了网格化档案整理体系,每个中队、分队、科室明确了档案整理员,负责本科室、中队、分队的档案整理工作,并由档案员归口档案室统一入库存档。目前,参与档案整理人数40人,形成了完整规范的档案整理队伍。
二是推动执法档案数字化建设。作为执法部门,针对执法档案数量多,档案整理入库不规范的问题。建立了沂南县综合执法办案平台,将执法案件全部纳入平台进行全流程管理,将档案数字化建设和执法业务融合,实现了档案数字化随业务工作同步开展、同步推进,减少了后期档案数字化扫描的工作量,将数字化档案管理工作融入了日常。同时,该平台研发了手机APP执法办案终端,可实现数字化档案查询功能,通过平台调取整个案件办理流程,方便了办案人员在线查询。除执法案件外,依托微信公众号,将户外广告备案管理、沿街商户信息监管、违法停车网上处罚等功能一体融入到执法办案平台中来,让业务与档案管理融合的更加紧密,减少了纸质档案留存、整理过程中易丢失、不规范的现象,大大提高了档案整理规范程度。当前,平台共数字化留存执法案件档案4187件,
三是切实提高档案查询利用效率。综合执法改革以来,我局承担了900余项行政处罚事项,通过综合执法办案平台的运用,将全局各中队、分队可通过平台电脑端、手机端实时查询以往案件办理档案,为执法过程中法律法规和自由裁量的适用提供了参考和依据,大大提高了档案利用效率,目前,平台档案查询功能使用率达到了10000余人次。
